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El reto
Los empleados del Banco Mundial utilizaban un sistema ineficaz para realizar búsquedas en cientos de fuentes de contenido de su intranet. La frustración de los usuarios respecto a la relevancia del motor de búsqueda y la interfaz de búsqueda fragmentada era muy elevada, y la importante inversión en el mantenimiento de la solución de búsqueda anterior no resolvía el problema.
Solución
El Banco Mundial se dirigió a Google para obtener un motor de búsqueda centralizado y fácil de usar para su intranet. El banco pudo adaptar el diseño del dispositivo a la marca corporativa y su presentación de categorías personalizadas. Google Search Appliance ofreció resultados de búsqueda más relevantes, capacidades de búsqueda en varios idiomas y una infraestructura de búsqueda muy económica.
Producto
Google Search Appliance (GB-1001)
Ventaja
“Los usuarios no tienen que dirigirse a numerosas fuentes de contenido incompletas e imprecisas, sino que pueden realizar búsquedas en toda la intranet o tan sólo en una sección específica.”
María Dolores Arribas-Banos
Responsable del Equipo del Proyecto de la Intranet y directora de Administración de la Información
Grupo del Banco Mundial
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El Banco Mundial y Google Search Appliance
Visión general
El Grupo Banco Mundial es una de las principales entidades del mundo dedicada a ofrecer ayuda financiera a los países en fase de desarrollo. El objetivo de los 8.000 empleados de Washington D.C. y los 2.000 profesionales que trabajan sobre el terreno es mejorar el nivel de vida de países subdesarrollados de todo el mundo ofreciendo asistencia técnica y un amplio abanico de programas de becas y préstamos. Durante el año fiscal 2002, esta agencia internacional ofreció préstamos por un valor superior a 19 mil millones de USD (dólares estadounidenses) a países clientes de África, Oriente Medio, Europa del Este, Asia, Latinoamérica y el Caribe.
Para llevar a cabo sus importantes proyectos de desarrollo, el Banco Mundial realiza numerosas investigaciones y elabora información que utilizan organizaciones de todo el mundo, como universidades, agencias gubernamentales, organizaciones no gubernamentales y el sector privado.
El reto
El alcance global del banco se refleja en su intranet, que aloja cientos de sitios web independientes con más de 200.000 archivos en 445 servidores, información que mantienen aproximadamente 400 proveedores de contenido internos en todo el mundo. Los 10.000 empleados del banco tienen acceso a esta información a través de la página principal de la intranet, que ofrece una perspectiva completa de los recursos en línea de la entidad y consolida las comunicaciones internas y externas de toda la organización.
La intranet del Banco Mundial contiene documentos en todas las aplicaciones empresariales estándar y en todo tipo de formatos, desde HTML hasta PDF. Los asesores de préstamos, los expertos técnicos especialistas en el desarrollo económico y el personal que trabaja sobre el terreno utilizan la intranet del Banco Mundial para realizar búsquedas entre el gran número de documentos de los proyectos, casos prácticos, informes sanitarios y medioambientales, y complejos datos financieros.
Con la herramienta de búsqueda anterior, los usuarios de la intranet del Banco Mundial realizaban unas 1.500 consultas al día, aunque, según los estudios realizados, no estaban satisfechos con los resultados. Esta aplicación dificultaba el acceso a los sitios de la red o la obtención de resultados útiles sobre la política de evaluación medioambiental, los detalles de los proyectos educativos o las estadísticas de pobreza. “Antes era necesario dirigirse a cada fuente de documentos para encontrar algo*”, afirma la responsable del Equipo del Proyecto de la Intranet y directora de Administración de la Información, María Dolores Arribas-Banos.
“Los usuarios no sólo disponían de una herramienta de búsqueda deficiente”, declara “sino que no podían entablar negocios vía web de forma eficaz. Si a ello le añadimos el coste del mantenimiento de todo el sitio y el hecho de que el volumen de información de las sedes del Banco Mundial se dobla cada año, la magnitud del problema era aún mayor.”
La solución
En búsqueda de una nueva solución, el equipo se inscribió para probar Google Search Appliance GB-1001. La instalación inicial se realizó en menos de una hora e incluso la indexación de una pequeña muestra de cinco páginas de la intranet demostró la cantidad de contenido que Google Search Appliance es capaz de ofrecer, explica Arribas-Banos. “Una gran parte de nuestro sitio no se había actualizado desde hacía tiempo. Por ello, la necesidad de limpiar el contenido era evidente.”
Durante el período de prueba, que duró un mes, el equipo web del banco analizó algunas de las prestaciones de Google Search Appliance, como la personalización de la interfaz, para que los usuarios vieran los resultados de la búsqueda con el mismo diseño que el resto de la intranet. Detrás de esta interfaz integrada hay un motor de búsqueda que se integra sin problemas en la red existente. “Los usuarios no tienen que dirigirse a numerosas fuentes de contenido incompletas e imprecisas, sino que pueden realizar búsquedas en toda la intranet o tan sólo en una sección específica.”*
Dado que los documentos del Banco Mundial suelen estar escritos en varios idiomas, la capacidad de Google de realizar fácilmente búsquedas de contenido e indicar qué información está disponible en cada idioma supone una gran ventaja. Además, los usuarios pueden alternar las versiones en cada idioma, lo que hace que la intranet en general, y los resultados de la búsqueda en particular, sean más relevantes y productivos.
Puesto que los usuarios ya conocían Google y les gustaba, la instalación de GB-1001 en la organización no supuso ningún problema. Se enviaron comunicaciones por correo electrónico para informar del cambio a todos los empleados del banco y el equipo de servicios web llevó a cabo algunas demostraciones. No fue necesario impartir ninguna formación.
Resultados
Google Search Appliance ha demostrado ser una solución de búsqueda rentable para el Banco Mundial, argumenta Arribas-Banos: “Se instala en un momento y sin la ayuda de programadores.”* Ahora el Banco Mundial dedica menos tiempo a la administración de las búsquedas y, además, invierte menos dinero en ello. Durante los dos próximos años Arribas-Banos estima que GB-1001 costará al banco menos de una quinta parte del presupuesto en mantenimiento que requería la antigua herramienta de búsqueda.
Mientras el número de documentos de la red sigue creciendo a un ritmo considerable, Google Search Appliance gestiona fácilmente el doble de consultas mensuales que el antiguo sistema. El equipo web puede dedicarse a otras iniciativas en lugar de resolver los problemas relacionados con las búsquedas, afirma Arribas-Banos. “El sistema de búsqueda ha mejorado enormemente. De hecho, la gente nos llama para comentarnos lo bien que funciona, lo que nos ha sorprendido gratamente.”*
Acerca de Google Search Appliance
Google Search Appliance es una solución de búsqueda corporativa integrada que pone la galardonada tecnología de Google a disposición de las intranets y los sitios web de las empresas. Google Search Appliance se suministra en tres modelos distintos: GB-1001 para departamentos y empresas de tamaño medio; GB-5005 para servicios de búsqueda dedicados de alta prioridad, como los sitios web orientados al cliente y las aplicaciones de intranet corporativas; y GB-8008 para instalaciones centralizadas en unidades empresariales globales.
*"Intranet Design Annual 2002: The Ten Best Intranets of the Year," (Informe anual sobre el mejor diseño de intranets: las 10 mejores intranets de 2002) por Kara Pernice Coyne, Candice Goodwin y Jakob Nielsen, Nielsen Norman Group, septiembre de 2002.
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